海牙认证 | 日本海牙认证全攻略：公文书与私文书流程详解，涉外实务案例全解析

在日本，满足以下三个条件的公文书原件可以申请办理海牙认证：

1、文书记载了发行日期，且在发行日起3个月内提出海牙认证申请；

2、文书记载了发行机关或发行者名称；

3、文书加盖了公机关的印章，而不是个人的印章或签名。

需要注意的是，由于日本的户籍信息、公司主体资格证明等与我国不同，并不会发行专门的户口本、营业执照等，因此在需要提交相关证明书前，需专门向指定机构申请取得记载了日期的住民票、全部事项证明书等文书。务必在取得证明书后三个月内申请海牙认证。

在日本，公文书的发行机构发行的其他文书也可能不属于可以直接申请海牙认证的公文书范围，因此，需要具体根据文书的种类、发行机关的不同（例如学校是国立、公立还是私立，医院是国公立、红十字还是私立等），而采取不同的申请方式。

1、常见情形

在日本，常见的公文书包括户籍誊本、住民票、登记事项证明书、婚姻受理证明书、出生受理证明书、单身证明书、驾照证明书、公立学校的毕业证明书等。

需要注意的是，如果是从日本的大学毕业需取得学历证明，而该学校是我国教育部认可的高等学院的，可以直接凭日本学历证明的电子件在教育部留学服务中心申请在线的学历认证，这样的方式更方便快捷。

2、申请流程

公文书办理海牙认证的流程很简单，在市区町村的公机关或法务局取得必要的证明书原件，然后直接前往东京的外务省本省或大阪分室的办公窗口申请，或向前述两个窗口邮寄申请即可。

不论是在窗口还是邮寄申请，原则上都是通过邮寄的方式返还，特殊情况下，在窗口申请的，可以选择在窗口领取。根据官方通知，假设周一在窗口申请，完成认证的文书将在周四下午交付邮寄，或周五上午之后可自行在窗口领取【6】。不论是窗口申请还是邮寄申请，除了必要的申请文书、身份证明、委任状外，还应放入返信时需使用的，已填好邮寄信息并贴好邮票的信封。为防止文书丢失，建议直接使用可以查询快递信息的レターパックライト（见下图2）。

如果文书不齐全，会收到电话联系，如果无法正常取得联系或文书不满足申请条件，窗口会使用申请人提供的信封将文书寄回，并且附加不能受理申请的理由。

需要注意的是，邮寄取得附加证明书的返送地址必须和申请人或代理人的住所相同，如果地址不同，则不可以通过邮寄进行申请。同时，从日本国外通过国际快递邮寄申请是不可以的，申请取得的附加证明书的返送地址也必须是日本国内，向驻日使领馆和海外邮送都是不被允许的。

1、常见情形

常见的私文书包含国家资格的证明书、授权委托书、宣誓书、私立学校的毕业证明书、在职证明书、合同、公司章程及证明签名、盖章真实性的各种必要文书。需要注意的是，虽然护照是外务省发行的，但护照复印件需要办理海牙认证时，需先按私文书办理公证，再办理海牙认证。

2、具体的申请流程

办理私文书认证的手续相对比较复杂，需要三个步骤，即公证处公证→法务局认证→外务省认证。由于东京、名古屋等大城市的公证处常较繁忙，因此办理公证业务通常需要提前预约。具体申请流程如下：

（1）联系公证处，确认办理业务是否需要提前预约。笔者在工作中曾遇到办理公证业务需预约等待半个月以上的情况，也有过直接去公证处，当日就可以办理的，所以建议提前确认预约情况。如果需要预约等待，也可以提前准备好材料并提交审核，这样实际办理时可以节约时间。根据需要公证的证明书不同，办理公证需缴纳相应费用。

（2）取得公证书后，向公证处所属的法务局申请，取得证明公证处印章的证明文书。

（3）将添加了法务局证明书的公证书向外务省申请办理海牙认证。

3、公证+海牙认证一站式服务

和中国公证处的一站式服务类似，日本的东京、大阪、名古屋等部分大城市的公证处可以提供ワンストップ的服务。即申请人仅需向公证处提交申请，表明需要办理公证及海牙认证，就可以通过公证处直接取得办理了公证及海牙认证的证明书，无须再自行向法务局和外务省提交申请。但需要注意的是，如果证明书是向没有加入《公约》而需要办理领事认证的国家提交的，则不能享受公证处的一站式服务，在公证处办理完认证后，仍须自行向使领馆提交认证申请。

需要注意的是，认证过的文书是一个整体，务必不能将添附证明书单独拆开。

一般在公机关或法务局取得证明书需要2-3个工作日，邮寄的情况下需要1周左右；向外务省申请取得附加证明书，如果申请文书齐全，原则上收到申请文书交付后3个工作日后，完成海牙认证的文书会被交付邮寄。加上往返邮寄时间，申请公文书并办理海牙认证一般需要约2周时间；私文书从正式办理公证起到取得文书，一般需要2-3周时间。笔者在下文的实务案例中，会就实际办理过的海牙认证时效进行举例说明。

一般来说，在某个国家办理海牙认证时，只有该国本国语言和英语记载的公文书可以申请认证，因此为使海牙认证过的文书在缔约国之间能够无障碍的正常使用，通常还需要将文书翻译成本国语言。

以在日本办理的海牙认证为例：

直接用公文书申请海牙认证时，外务省仅可就日语或英语版的公文书进行办理。认证取得的文书在中国使用前，需委托有翻译资质的翻译公司将被认证文书和附加证明书都翻译成中文。实务中，法院对于文书笔译的翻译公司一般没有特殊要求，只要是正规有资质的翻译公司即可，但还是建议提前和需提交文书的机构确认，对于翻译是否有特殊要求。

如果是私文书申请海牙认证，可以先通过正规途径将文书准确翻译成中文，然后将中文和日文版的文书作为一个组合提交公证，这样可以避免取得文书后再交给国内的翻译公司翻译。但由于公证和海牙认证并不对文书的实质内容进行审核，因此采取中日双语版本进行公证并认证的文书虽然常被认可，但不排除在部分场合不被认可的可能性，具体应根据实际情况进行判断。

不论是涉外个人事务还是公司间事务，跨境文书的认证都是至关重要的一个环节。在此，笔者分别以个人间跨境婚姻关系的成立和解除，及公司间的跨境商业合作来举例说明海牙认证在实务中的运用。

1、结婚证明的海牙认证

随着跨国人口流动的日益频繁，涉外婚姻亦成为非常普遍的现象。所谓涉外婚姻，不仅仅是指中国人和外国人结婚，如果是中国公民在海外登记结婚，那么其婚姻的法律效力若需在国内获得认可，亦需办理相应的跨境认证手续。在婚姻登记国家是海牙成员国的情况下，若婚姻关系的成立符合其他国家的法律规定，那么办理了海牙认证的婚姻证明，通常在其他成员国也可被认可。

（1）以美国犹他州线上结婚为例

美国犹他州是可以办理线上登记结婚的有代表性的地区。同时由于犹他州对于申请结婚登记的人种、性别没有限制，因此除了许多为了降低交通成本选择线上结婚或想要体验美国结婚仪式的配偶，一些同性配偶也会选择在犹他州登记结婚。

犹他州婚姻登记的流程很简单，只需在Utah County的官方网站用邮箱注册，在填写基本身份信息并支付费用、完成身份认证后，取得Marriage Licenses，然后预约线上结婚仪式即可。默认的仪式费用是包含了牧师的，所以如果没有特殊要求，也不需要自己专门去预约牧师。此外，Utah County可以代办海牙认证，在申请Licenses支付费用时，会被询问是否需要办理额外的文件，只需选择Apostille并支付费用，等仪式完成几周后，完成海牙认证的结婚证明就会通过快递的方式邮寄给申请人。

由于现代网络的发达和便利性，即使是深处异地的跨境结婚，人们也可以足不出户就完成。但需要注意的是，由于同性婚姻在我国内地地区并不被认可，因此在犹他州完成的同性婚姻登记，即使办理了海牙认证，其法律效力在我国内地也不会被认可。相对的，在我国台湾地区，虽然不直接允许两岸同性伴侣办理婚姻登记，但自2024年9月19日起，对于两岸同性伴侣在承认同性婚姻之第三地合法办理了婚姻登记的，在取得相应证明文件并通过面谈后，可以在台湾办理婚姻登记【7】。但由于台湾地区并未加入《公约》，因此在第三国取得的婚姻登记证明如需在台湾使用，还需要专门办理领事认证手续。

（2）婚姻关系的成立不需办理海牙认证的情况

需要注意的是，在外国成立的婚姻关系并非一律需要办理海牙认证。例如，中国人在驻日中国使领馆按照中国法律规定登记结婚的，其领取的中国结婚证的法律效力受到很多日本市区役所的认可。仅凭中国的结婚证原件，即可在日本很多地区直接办理正式的日本国内的婚姻登记手续。因此，在办理婚姻的跨境认证手续时，应提前确认各国的具体要求或向有经验的专门人士进行咨询。

2、涉外离婚

相比婚姻关系的成立，婚姻关系的解除程序更加复杂，往往都需要律师的介入。在此，笔者以一个实际办理过的中日跨境离婚案件来说明海牙认证在跨境离婚案件中的运用。

（1）案情概述

日本人甲与中国人乙于多年前在中国登记结婚，并凭中国的结婚证在日本办理了婚姻登记手续。由于婚后中国籍配偶未能合法取得日本的在留资格，因此双方当年即结束了婚姻关系，并在日本登记离婚。之后甲在日本合法再婚。由于双方仅在日本国内离婚，未办理中国的离婚手续，这对乙在国内的正常生活产生了影响。然而，甲因工作原因无法亲自前往中国办理离婚手续，故委托笔者代其处理相关法律事务。

（2）本案的注意事项

①中日两国互不承认与执行对方法院的民商事判决，但如果判决解除婚姻关系的，在满足合法条件的情况下，可以在对方国家通过法院确认双方已解除婚姻关系。相对的，如果双方是自愿协议离婚的，凭日本国内的离婚证明并不能在中国法院申请确认解除婚姻关系，更不能由一方直接凭离婚证明在民政局申请办理离婚登记。

②由于离婚案件有极强的人身属性，因此通过诉讼方式离婚的案件在开庭时，原则上必须保证双方当事人均到场。而外国人因为身处国外且语言不通，常常很难保证开庭时及时到场。

③开庭时，代理律师不可以进行翻译，需聘请法院认可的专门的翻译公司的翻译人员进行翻译，且翻译人员出庭时须持翻译公司出具的介绍信。

（3）本案办理海牙认证的文书

①证明婚姻关系解除的文书

虽然日本的离婚证明文件无法直接用于在国内确认婚姻关系的解除，但可以作为证据证明男女双方在国外确已离婚，无和好可能。因此，笔者在日本律师的帮助下取得了当时日本法务局保管着的与双方婚姻关系相关的证明书、受理证明书、甲的户籍全部事项证明书（记载了离婚和再婚情况）并办理了海牙认证。由于上述文书均为公文书，因此我们直接向外务省申请了海牙认证。6月25日东京外务省窗口受理了申请材料，回执上记载预计7月1日可以收到附加证明书（见下图3），实际上我们比预期时间提前了1天就收到了文书。

②律师授权委托书

当事人委托律师参与诉讼时，合法规范的授权委托书是必不可少的。本案由于甲确实不方便来到中国，故笔者在和法院多次沟通、说明情况后，确认本离婚案在律师出庭且持有合法的授权委托书的情况下，法院允许甲通过云晤系统线上开庭。办理律师的授权委托书时，如果身在国外的当事人是中国国籍，可以通过中国公证处小程序在线办理授权委托的公证，然而由于甲是日本国籍，故需要在当地办理公证处公证→法务局认证→海牙认证。我们协助甲在日本的公证处提前预约并通过一站式服务办理了中日双语版本的授权委托书的公证和海牙认证。由于当时公证处较繁忙，预约等待了约3周，因此办理授权委托书的认证花费了将近1个月的时间。

虽然公证耽误了一些时间，但在此期间笔者与法院积极沟通案件情况。在收到完成了海牙认证的文书后，法院很快就组织了开庭。得益于海牙认证的便利性及中国法院办理案件的高效性，本案从笔者接手开始仅过了约3个月的时间，当事人就取得了中国法院的离婚调解书。这份来之不易的跨国离婚调解书，给这个拖延多年未解决的跨境离婚案画上了圆满的句号。

日本丙公司授权中国丁公司在中国内地地区独占享有其特许经营权，具体包括在中国国内合法使用其商标，并由丁公司自行在中国国内经营、销售其商品。由于丙公司授权丁公司使用的是其在中国国内注册的商标，而非日本的商标，因此丙公司在日本国内的商标证明不需要办理海牙认证。本次跨境商业合作的法律事务，包含了商标注册、合同审核、特许经营备案等，其中以下的证明文书办理了海牙认证：

1、履历事项全部证明书。该证明书由日本的地方法务局发行，记载了公司经营活动相关的全部事项，可以作为日本公司的主体资格证明在中国进行使用；

2、代表者事项证明书。该证明书由日本的地方法务局发行，记载了公司法定代表人的姓名及住所，是法定代表人资格的证明。

3、营业许可济证。该证明书是由日本地方保健所发行的，日本境内餐饮店的经营许可证明，可以作为一年两店的经营证明书在国内进行特许经营备案。

以上三个证明书，从日本发行机关取得后，于12月19日在外务省大阪分室的办公窗口申请海牙认证。认证于12月22日完成，12月26日京都的客户就收到了完成认证的文书。

4、法定代表人护照的复印件。很多情况下，护照作为外国人的身份证明不需要专门办理认证。但特许人在国内办理特许经营备案时，应商务部要求，需提交经海牙认证或领事认证（非海牙成员国的情况下）的法定代表人身份证件。一般来说，外国人提交经认证的护照复印件即可。由于京都的公证处不能提供公证+海牙认证的一站式服务，因此本案中，我们先在京都的公证处办理了公证，又凭公证文件前往大阪的法务局办理认证，再申请海牙认证。本次申请很顺利，从办理公证起，仅用两个工作日就取得了全部的认证文书。

笔者通过实际工作深深感受到，无论是跨境离婚案件的圆满落幕，还是跨国特许经营的顺利落地等，海牙认证都起到了非常重要的作用。同时，从上述案件可以看出，不同跨境事务对于需要办理公证认证的文书种类常常会有不同的要求。虽然部分国际仲裁和诉讼案件在立案阶段，对于境外形成的主体文件、授权委托书及证据材料等，不要求必须进行公证认证，但在案件实际处理过程中，通常有部分文件是需要办理认证的。因此，建议提前咨询法律专业人士，确定案件处理过程中需要办理认证的文书，以提高法律事务处理的效率，避免因超出举证期限等原因造成的不必要的法律风险。

海牙认证作为涉外文书流通领域的重要制度创新，不仅简化了跨境文书认证的办理流程，提高了文书的流转效率，更重塑了跨境文书认证的行业格局，推动公证处、外事部门、跨境法律服务机构形成更高效的协作模式。同时，由于不同缔约国对于需办理海牙认证的文书范围、流程、翻译等有不同要求，因此，应注意办理不同事务时的细节差异，严格把控申请流程，充分发挥海牙认证的便利性。未来，随着海牙公约缔约国的持续增加，海牙认证将进一步打破跨境文书流通的壁垒，真正实现跨境文书 “一次认证、全球通行”的价值，为更深入、长久的国际合作注入动力。

参考文献

【6】外務省申請手続きガイドhttps://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html

【7】台南市府南户政事务所《於第三地結婚之兩岸同性伴侶在臺辦理結婚登記問答集》