海牙认证 | 出海合规必读：出海文件如何办理认证？海牙认证、领事认证流程详解

人出国要办理“签证”；文件出国也要办理“认证”。

很多企业出海时，常常以为注册公司、开银行账户比较麻烦，或者是招人难、税务乱。

但真正的第一个门槛，是一张“认证”。

哪些常见文件要“认证”

在国内的文件，要在海外被认可，取决于你有没有办“认证”。

常见的文件类型包括：

设立海外公司，要认证营业执照、公司章程、法人身份证明；

开设银行账户，需要认证董事会决议、授权委托书；

参与海外投标或注册资质，合同文本、资质证明需要认证；

出口产品到海外市场，自由销售证明、检测报告也要认证；

派遣员工到海外，无犯罪记录证明、学历证明等个人文件也要认证。

这些文书，如果未经认证，目标国是不认可的。可能导致公司注册失败、银行开户推迟、产品无法入境、员工签证被拒，一步走错，后面全乱。

海牙认证VS领事认证

认证，其实是一个国家对另一国家文书的合法性确认程序。

其中，“海牙认证”和“领事认证”是两条不同的路径，区别主要在于目标国家是否加入《海牙公约》。

如果你要去的国家是《海牙公约》成员国，比如印尼、新加坡、日本、德国等，只需要做一次“海牙认证”（又叫Apostille），文件就可以直接使用。

但如果目标国家不是海牙成员国，比如越南、泰国、阿联酋、沙特，就必须走“领事认证”流程，也就是“双认证”：先由中国外交部或地方外办认证，再由目标国驻华使馆做第二道认证。

海牙认证的流程相对简单，通常只需：

1.到公证机构办理公证；

2.再去外办或外交部加盖Apostille（海牙章）；

3.拿着这份文件就能在海牙成员国使用。

耗时一般为10个工作日，效率高、流程短。

领事认证流程相对繁琐，需经过：

1.公证；

2.外办认证；

3.驻华使领馆认证。

4.交付认证文件

中间的流程多了一道“跨国背书”，时间通常在15个工作日，具体取决于目标国使馆办事速度。

海牙认证长期有效，但如果收文机构对于公证的时间有所要求，需要按照对方要求办理时效内的海牙认证。

不同国家需要的认证不同

以东南亚和中东为例，目前：

可以使用海牙认证的国家：印尼、新加坡、菲律宾、马来西亚、日本、韩国、德国、法国等；

仍需办理领事认证的国家：越南、泰国、阿联酋、沙特、卡塔尔、埃及等。

中国于2023年加入《海牙公约》，所以越来越多国家支持海牙认证，但并不是所有国家都适用，还是要看具体目标国政策。

加入海牙公约的国家名单在文末。

1.自己能办吗？

可以，但流程繁琐、材料易出错。尤其是领事认证，常出现因格式或用词不当而被退件的情况。

2.是否必须公证？

是的，大多数认证文件必须先公证，再认证。且翻译件、原件复印件是否同时提交，要视具体国家而定。

3.一份文书可以用于多个国家吗？

原则上不建议，因为使馆认证具有唯一性，还是按国家分别办理更稳妥。

4.是否可以找机构代办？

可以，但是一定要找靠谱的机构，有太多机构没有经验，也没有服务能力，可能会耽误企业出海项目推进的进度。